effectief en flexibel vergaderen

Niels flexibiliteit, organisatie Leave a Comment

De laatste periode heb ik veel geschreven en gesproken over de flexibiliteit van organisaties. Veel organisaties en bedrijven zien hier de noodzaak van in maar hebben moeite om hier op in te spelen. Iets waar bedrijven ook een stuk flexibeler in kunnen worden is in vergaderen. Daarom hier een aantal tips voor effectief vergaderen:

1)      Vergader nooit zonder agenda;
2)      Vergader nooit zonder duidelijk doel;
3)      Respecteer en gebruik de agenda ook;
4)      Begin op tijd. Slecht gedrag (te laat komen) moet je nooit belonen;
5)      Neem in de agenda aan het einde van de vergadering een item “ overige punten” op. Zaken die de revue passeren tijdens de vergaderen kunnen geparkeerd worden en tijdens dit punt kan er dan besproken worden wat er mee gedaan moet worden. Zo voorkom je losse discussies;
6)      Leg verantwoordelijkheden duidelijk vast;
7)      Publiceer de notulen (bij voorkeur een korte besluiten en actielijst) nog dezelfde dag;
8)      Bereid je altijd voor;
9)      Moet je veel communiceren tijdens een vergadering? Zorg dan dat je dit visueel ondersteunt;
10)   Discussie is goed, zorg alleen dat het niet discussiëren zonder besluiten wordt.

Pas je dit al toe? Dan gaan we nog een stapje verder om het ook nog flexibel en nog efficiënter te krijgen:

1)      Vraag jezelf altijd af of dit overleg wel echt nodig is voor jou?
2)      Vermijd vaste zitplaatsen;
3)      Een standaard vergadertijd zou gezet moeten worden op 20 minuten;
4)      Alle deelnemers moeten ook echt een rol hebben en betrokken zijn. Er is dus geen ruimte voor alleen toehoorders/kijkers;
5)      Verwijder eens alle stoelen en vergader staand of haal de tafel weg en zet alleen stoelen (in een cirkel bijv.) neer;
6)      Telefoons blijven buiten de vergaderruimte;
7)      Start eens met de rondvraag. Als mensen meteen actief zijn zullen ze ook actiever blijven in het overleg;
8)      Overleg ook eens op een andere plek. Dat kan zowel fysiek (andere vergaderruimte, flexwerkplek, café, vergaderruimte van een ander bedrijf) als virtueel (Skype, Haucer.nl, Google+, conference call).

Nu ben je natuurlijk ook altijd afhankelijk van andere deelnemers aan de vergadering. Hierbij tips om deelnemers echt betrokken te houden ->

  • Bij langdradigheid en/of woordenbrij: samenvatten
  • Afdwalen: afkappen.
  • Voorbarige opmerkingen: herinneren aan de (hoofd)lijn.
  • Losse flodders: vragen naar de bedoeling.
  • Te veel interrupties: regisseer een beurtwisseling.
  • Onderonsjes: bij de les halen.
  • Emoties: stoom laten afblazen.
  • Zwijgzaamheid: vragen stellen.
  • Stokpaardjes: één keer toestaan.
  • Principiële of vage verhalen: alleen het bruikbare samenvatten.
  • Uitweiden: afkappen.

Op naar een effectief overleg en efficiëntere vergaderingen. Dit maakt je als organisatie meteen een beetje flexibeler…

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *