Behandel je inbox als je brievenbus

Niels innovatie, productiviteit Leave a Comment

Deze week kreeg ik een onwijs simpele maar zeer doeltreffende tip. Je kunt je productiviteit enorm verhogen door de inbox van je email gewoon te behandelen als je normale brievenbus. Door deze test ben ik me ook gaan realiseren hoe irritant ik het eigenlijk vind dat mijn inbox zo’n groot gedeelte van mijn kostbare, althans dat vind ik zelf, tijd in beslag neemt. 

Velen van ons (waaronder ik) hebben hun e-mailprogramma de hele dag aan staan en zien nieuwe e-mails via alerts of horen ze via geluidjes binnenkomen. Zodra dit gebeurd, ook al zijn we met een andere taak bezig, weerstaan we vaak de verleiding niet en kijken toch even snel wat er binnen gekomen is. Moeten we eigenlijk wel altijd meteen reageren op iedere e-mail? Natuurlijk kan het zo zijn dat je soms iets heel belangrijks verwacht maar vaak is dit niet het geval. Het merendeel van de e-mails kan best even wachten tot het jou uitkomt. Toch blijkt deze manier van werken nog geen gemeengoed te zijn. Uit onderzoek blijkt dat 63% van de professionals in de zakelijke dienstverlening vrijwel continu zijn mailbox checkt en zich daardoor voortdurend laat afleiden door binnenkomende e-mails. Wat zou er gebeuren als jij je email zou behandelen zoals jij ook jouw brievenbus en post thuis behandeld? Hoe vaak check jij jouw brievenbus?

Voor vele zal 1 moment je email checken per dag iets te veel van het goede zijn. Check je mail daarom dus slechts op een paar momenten per dag. Dit kun je prima van te voren plannen. Zo creëer je ook ruimte om de e-mails goed te verwerken. Ik zelf heb tijdens de test het checken terug gebracht naar vier momenten tijdens mijn werkdag. (Helaas heb ik dit goede gedrag in de avond niet meer doorgetrokken). Dit was voor mij al een hele stap. Nog beter zou het zijn om dit tijdens de gehele dag terug te brengen tot maximaal 2 tot 3 keer. Komende week ga ik dat maar eens proberen…..

Mijn voorgenomen schema voor mijn volgende poging

  1. 07:30; bij het opstarten van mijn werkdag
  2. 13:00; net na de lunch
  3. 16:30; half uurtje voor het afsluiten van de werkdag zodat ik nog wel wat e-mails weg kan werken

Check jij je mail de gehele dag door en irriteert het jou hoeveel tijd je dit eigenlijk wel niet kost? Doe er dan wat aan!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *