Voorkom dat anderen jouw to-do-lijst creëren

Niels Inspiratie, organisatie, strategie, tips Leave a Comment

Twee jaar geleden schreef ik een artikel met vijf simpele tips om minder e-mail binnen te krijgen. Nu anno 2017 merk ik dat ik het gebruik van email een stuk beter onder controle heb dan een aantal jaar geleden. Het lukt me nog niet altijd 100% maar doordat ik probeer een aantal regels / richtlijnen aan te houden lukt het toch aardig:

  • Zelf minder email versturen;
  • Geen CC’s meer versturen (lukt me helaas niet altijd);
  • Schrijf alleen korte e-mails. Max 1 vraag en 1 onderwerp;
  • Zeg nieuwsbrieven en email lijsten op;
  • Stop notificaties.

Ondanks dat dit er voor gezorgd heeft dat de ‘druk’ op mijn mailbox flink is gedaald merkte ik de afgelopen tijd dat nu juist andere kanalen voor druk op mijn agenda / planning zorgden. De effectiviteit waarmee ik mijn email manage bleek ik voor andere kanalen nog niet te pakken te hebben. Niet alleen email maar ook andere communicatie via diverse apps zorgen vaak voor allemaal berichtjes en acties waar ik ‘iets mee moet’. Al deze applicaties zorgen er eigenlijk voor dat andere mensen iets op mijn ‘to-do lijst’kunnen schrijven. Verre van effectief. Daarom ben ik op zoek gegaan naar manieren om hier effectief mee om te gaan. Daaruit voortkomend deel ik graag de volgende vijf tips met jullie:

1.      Ontwikkel routines zonder je mobiel

Zorg ervoor dat je routines ontwikkeld waar je telefoon geen onderdeel van is. Bijvoorbeeld:

  • Leg je telefoon niet naast je bed (gebruik gewoon een wekker).
  • Ontbijt iedere dag met de krant of juist met je geliefde of kinderen en houd je hoofd erbij.
  • Maak het je routine om geen telefoons aan tafel te hebben. Maakt niet uit waar of met wie je bent.
  • Laat tijdens het sporten je telefoon thuis of in de kleedkamer o.i.d.. Er zijn voldoende alternatieven om die workout op een andere manier bij te houden.
  • Begin je werkdag met je moeilijkste, belangrijkste taak. Check pas je telefoon, je e-mail of je voicemails als je minstens een half uur of een uur aan die taak gewerkt hebt.

2.      Kies het moment en de manier waarop je bereikbaar wilt zijn – Je hoeft niet altijd bereikbaar te zijn en direct je telefoon op te nemen. Ik neem bijvoorbeeld sowieso geen anonieme nummers op. Deze krijgen in principe gewoon mijn voicemail box.

3.      Stop notificaties – Stop al die notificaties die niet echt van ‘levensbelang’ zijn. Zo heb ik mijn WhasAppgroepen allemaal op mute staan en zorg ik dat ik geen directe notificaties krijg van Twitter, LinkedIn en Facebook.

4.      Neem je tijd – Het feit dat je via je mobiel of andere apparaten in deze tijd direct kunt reageren op een vraag of verzoek betekent ook niet dat je dat direct moet doen. Neem je tijd en bekijk of je echt op dit verzoek in wilt gaan i.p.v. dat je alleen bekijkt of het in je agenda past. Ernst-Jan Pfauht noemde dit in één van zijn artikelen het ‘uitbesteden aan je toekomstige zelf’. Voorkom dit. Stel jezelf de vraag: als deze afspraak vandaag plaats zou vinden zou je er dan tijd voor willen vrijmaken? Als het antwoord ‘nee’ is, dan moet je eigenlijk niet op het verzoek ingaan.

5.      Plan je tijd in echte ‘blokken’ – Werk niet teveel in kleine tijdseenheden maar werk in echte blokken. Hierdoor hoeven je hersens niet steeds ‘sprongetjes’ te maken. Cluster en plan soortgelijke activiteiten. Plan dus ook daadwerkelijk een blok om je e-mails, berichtjes of je voicemails te beantwoorden.

Nog een extra tip m.b.t je email management: Werk je met Microsoft Outlook? Stel Outlook dan zodanig in dat deze opstart in je agenda in plaats van de e-mail. Hierdoor kun je meteen je prioriteiten scherp stellen voor de dag i.p.v. ondergedompeld te raken in nieuwe e-mails.

Dit kun je doen via: Bestand > Opties > Geavanceerd > Klik op ‘bladeren’ naast ‘Outlook in deze map starten’ > Selecteer > Calendar > Ok. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *