Tips voor minder e-mail

Niels productiviteit Leave a Comment

Veel mensen vinden dat ze te veel e-mails binnen krijgen. Nadat ik in een vorige blog al een productiviteit tip m.b.t. het gebruik van je e-mailbox deelde komen er vandaag vijf simpele tips voorbij om er voor te zorgen dat je veel minder e-mails binnen zult krijgen.

Tip 1. Ga zelf ook minder e-mails versturen
De “glas is half leeg” lezers onder ons zullen onmiddellijk reageren dat ze daar niets aan kunnen doen en dat al die e-mails gewoon worden opgestuurd. Dat lijkt niet helemaal waar te zijn. Uit onderzoek blijkt namelijk dat voor iedere verstuurde e-mail, je bijna 1,5  e-mail terugontvangt. De eerste oplossing is dus uitermate simpel. Verstuur minder e-mail en je zult ook minder ontvangen. Dit is een makkelijke quick-win. Is het echt nodig om deze e-mail te versturen of kan het ook achterwege blijven?  Veel e-mails komen als een boemerang weer terug. Het heeft dus nut om kritisch te zijn.

Tip 2. Verstuur geen cc’s meer
CC’s zijn als je er goed over nadenkt eigenlijk overbodig. Stuur geen cc en niemand zal je er op aan kijken. Als je zelf in de cc zit van een e-mail van een ander: niet op reageren, en gewoon ter kennisgeving aannemen.

Tip 3: Hou het kort
1 e-mail = 1 onderwerp. Hou het kort, stel 1 vraag of snijd 1 onderwerp aan. Bij voorkeur aan 1 iemand. 1=1=1. E-mails zijn er niet om te discussiëren.

Tips 4: Zeg nieuwsbrieven en e-mail lijsten op
Zeg al je nieuwsbrieven op die je toch niet leest. Laat je daarnaast van de maillijsten verwijderen waarvan je de informatie toch niet echt leest. Hanteer als uitgangpunt: als het belangrijk is, kom ik het wel te weten. Geloof het of niet, dat werkt feilloos.

Tip 5: Stop notificaties
Gebruik je social media? Zet dan al je e-mail alerts uit. Ze vervuilen toch alleen maar je mailbox.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *